業務効率アップやコミュニケーション活性化など、目的別オフィスの机の配置方法
業務効率アップやコミュニケーション活性化を期待して、オフィスの机の配置を変更しようと検討している企業も多いはず。どのような配置を採用すれば、期待する効果が実感できるのでしょうか？
今回は、弊社の実際のオフィスも例に挙げながら、オフィスの机の配置方法について解説していきます。
オフィスの机の配置の種類
オフィスの机のレイアウト（配置方法）には、定番とも言えるいくつかの種類がありますのでご紹介します。ここでは以下の6つのタイプについて、特徴およびメリット・デメリットについて触れていきます。
- 対向式の島型レイアウト
- 同向式（スクール式）レイアウト
- 背面対向式レイアウト
- 左右対方向式（クラスター式）レイアウト
- キュービクル型レイアウト
- フリーアドレス
対向式の島型レイアウトのメリット・デメリット
机を対向させて配置する最も一般的な方式です。部署ごとに配置がまとまっているため移動しやすく、従業員のコミュニケーションがとりやすい点がメリットです。デメリットは、目線や会話の遮断がしにくいため。プライバシーの確保が難しいという点です。
同向式（スクール式）レイアウトのメリット・デメリット
一方向に机を配置するため、受付やオペレーター業務などに向いているレイアウト方式です。作業の流れに集中しやすいメリットがありますが、コミュニケーションがしにくいレイアウトです。
背面対向式レイアウトのメリット・デメリット
双方が背を向けて座るように配置するタイプです。前面はパーテーションなどで仕切られるため、プライバシーが保たれます。なおかつ、背面のメンバーともコミュニケーションがとれますので、共同で行う開発業務などに向いています。ただし、スペース利用効率は低めです。
左右対方向式（クラスター式）レイアウトのメリット・デメリット
左右を対象にして机を配置するタイプ。キャビネットなどで左右を区切った上でワークスペースをつなげますので、プライバシーが確保でき周辺とのコミュニケーションがとりやすいのがメリットです。ただし、レイアウトの変更がしにくく、利用効率はあまり良くありません。
キュービクル型レイアウトのメリット・デメリット
パーテーションで区切って個別空間を作る配置タイプ。利用者個人の自由なスペースを使えるので、クリエイティブな仕事に集中できるのが特徴。仕事のパフォーマンスを重視する部署に向いています。ただし個々のスペースの独立性が高いので、コミュニケーション不足となりやすいのがデメリットです。
フリーアドレスのメリット・デメリット
営業関係の部署では外出が多いため、個々のメンバーに机を割り当てずに、空いている席を自由に使えるフリーアドレスが使われることが多いです。メンバーの増減に応じて、利用できる座席数を容易に調整できるのがメリット。ただし、パソコンの利用環境や収納環境を個人ごとに用意する必要があります。
<レイアウト変更費用の目安は？>
オフィスのレイアウト変更には、内装工事を含むか否かで費用面が大きく異なります。机のレイアウト変更で言えば、坪単価１万円前後が目安となります。しかしパーテーションの数やグレードの選択によって費用が異なりますし、回線の設置や什器類の移動など、様々なオプションが追加される可能性があります。見積もりを精査して費用対効果を検討する必要があるでしょう。
また、レイアウト変更はオーダーメイドで、優良業者の選定が重要な要素となります。
業務効率アップ、生産性向上に繋がる机の配置
意識したいのは「ゾーニング」
オフィスの生産性を向上させるためには、部署内における机のレイアウト変更を様々な観点から検討し直すことが大切です。その際、計画性なしに配置変更を実施してしまうと、様々な弊害が生じて結局のところ失敗してしまいます。
そこで実際のレイアウト変更を実施する前に、間取りやスペースの利用方法など、スペースの有効利用を計画的に進める手法である「ゾーニング」を意識することをお勧めします。これは業務効率や生産性向上を意識して会社の利益を最大化するために、社内のレイアウトを再考する有効な手法です。
この基本コンセプトとして、念頭に置きたいのは、レイアウト変更が効率的であること、及び安全性が確保されていることの2点です。
具体的には、部署におけるフロアやスペースの利用形態をイメージするために、ヒアリングなどを通じて洗い出す作業を行います。部署ごとの業務内容の性格によって利用計画が異なりますので、実際に机を配置する前に十分検討すべき内容です。
業務効率や生産性を向上させる机の配置とは
利用したい空間の性格によってゾーニングの視点が変わりますので、業務効率や生産性を向上させるためにそれぞれ個別に検討することが大切です。机の配置やパーテーションなどによる区切りを駆使して、視線や周囲の音を遮って作業に集中したり、周囲のメンバーとのコミュニケーションを重視する配置にするなど、いくつかのバリエーションがあります。
また、利用する空間の特性にも着目しましょう。たとえば会議室なら、時間効率が重要視されますので、頻繁に会議を行う部署の近くに配置することを心がけます。会議室への移動時間が短縮されますので、時間効率が大きく向上するはずです。
同様に休憩エリアを設けるなら、多くのメンバーが短い移動時間で利用できる配置にすべきです。
山岸製作所のゾーニング例
弊社のゾーニング例を以下にご紹介します。
弊社のオフィスレイアウト
弊社のオフィスはコミュニケーション＆コラボレーションを促進するために設計しました。気軽にコミュニケーションできる仕掛けが17か所もあります。あえて重苦しい打合せ室にいかなくても、2、3歩歩けば打ち合わせできるようにレイアウトを工夫しました。
フリーアドレスを採用していますので、固定席はありません。その日の気分に合わせて、好きな席で作業ができます。そうすると、異なる部署の社員とも自然と顔を合わせ、会話が発生します。このような部署や役職の垣根を越えたコミュニケーションは新しいアイデアを生み出すきっかけにもなります。
弊社オフィスをもっと詳しく知りたい方は、こちらをぜひご覧ください。
コミュニケーションの活性化に繋がる机の配置
コミュニケーション活性化が期待できるとして、近年注目されているフリーアドレスです。机の利用効率がアップしますので、メンバーの外出の機会が多い部署に有効なやり方の一つです。また、部署やグループに限定されることなく、多くのメンバーが利用する機会が増えますので、コミュニケーションがしやすい環境にもなります。
異なる部署の社員とのコミュニケーションが活性化する
フリーアドレスの導入によって最も注目すべきなのは、従業員間のコミュニケーションが活性化するところにあります。重要な情報やタイムリーな話題を共有することができ、組織が活性化する期待が持てます。風通しの良い組織作りと限られたスペースの有効活用を指向するなら、検討すべきレイアウト手法の一つとなります。
オフィス中央のラウンジで社員同士の自然なコミュニケーションを誘発
多くの人が集まる中央ラウンジが設けられることで、自然なコミュニケーションがなされます。特に部署内にとどまらず、異なる部署との間で意思疎通の機会を持つことが可能となります。風通しの良い組織づくりに貢献するオフィスレイアウトを実現するために、フリーアドレス導入をお勧めします。
フリーアドレスを導入する際のポイント
フリーアドレスをオフィスに導入する上で、実際に注意するべきポイントはどこにあるのか考えてみましょう。まず固定席がありませんので、個人別にパソコンの利用環境や個人の荷物を収納する工夫をする必要があります。さらに、稼働率を見ながらスペースに配置する机を増減することや、円滑な利用ルールなども策定する必要があるでしょう。
まとめ
オフィスの机の配置方法には様々な種類があり、そのメリット・デメリットも異なります。どのレイアウトが最も優れているのかは一概には言えませんが、弊社でも採用しているフリーアドレスは、業務効率化やコミュニケーションの活性化への効果が非常に大きいと実感しています。もし興味をお持ちでしたら、ぜひ弊社に一度ご相談ください。
