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フリーアドレス形式のオフィスの収納ポイント:荷物や小物はどう整理する?

フリーアドレス形式のオフィスの収納ポイント:荷物や小物はどう整理する?

固定の座席がないフリーアドレス形式のオフィス。コミュニケーションの活性化が期待できるスタイルとして、注目を集めています。

 

今回は、弊社のオフィスを例に挙げながら、フリーアドレス形式のオフィスにおける、荷物や小物の整理方法をご紹介します。

 

フリーアドレス形式のオフィスにおける荷物や小物の収納方法

 

フリーアドレス形式のオフィスにおける主要な収納用具は、主に以下の2つです。

 

  • ロッカー
  • モバイルワゴン

 

1.ロッカー

各社員に割り当てられた個人用ロッカー

 

【ロッカーを用意するメリット】

  • 個人用はプライバシーが守られる
  • 書類の整理整頓、管理がしやすい
  • 書類を持てる量を制限できる

 

個人用ロッカーは、フリーアドレス形式のオフィスにおける必需品。山岸製作所のオフィスでは、各個人にロッカーが割り当てられています。

 

「個人用ロッカーは、個人の書類の定量を定めることで、不要なものを処分したり、データ化するなど計画的に書類の量を管理することができます。」

(江丸達夫 レイアウトデザイナー)

 

レイアウトデザイナー:江丸達夫

 

弊社レイアウトデザイナーがそう語るように、個人用ロッカーは収納できる容量が明確に決まっているため、余分なモノを溜め込むことができません。必要最低限の書類や小物だけを収納し、無駄なモノは処分したりペーパーレス化を進めたりして、整理整頓を徹底しています。

 

その日使う書類だけを持ち出し、業務が終わればロッカーに収納。デスク周りを常にキレイに保てます。

 

2.モバイルワゴン

移動式モバイルワゴン

 

モバイルワゴンは、ロッカーとはまた違ったメリットがあります。

 

【モバイルワゴンを用意するメリット】

  • どの席に座っても素早く仕事環境を構築できる
  • 多くの書類を一気に運べる

 

モバイルワゴンは必要な書類を多く収納でき、一気に運べるため、どの席に座っても自分の仕事環境を素早く整えることが可能です。1度運んでしまえば、ロッカーとは違い取りに行く手間がありません。

 

「モバイルワゴンは書類等が必要な職種でも、その日の気分や作業内容によって、自席を固定せず仕事ができます。」

(江丸達夫 レイアウトデザイナー)

 

モバイルワゴンは個人用ロッカーと並んで、フリーアドレス形式のオフィスには欠かせない存在です。これがあれば席の移動も楽々。

 

モバイルワゴンがあれば、デスクの上が乱雑になることもありません。

 

 

収納家具やロッカー設置のポイント

 

フリーアドレスに必須のロッカーや収納家具は設置方法にもポイントがあります。まずはロッカーのレイアウト例をいくつか挙げてみました。

 

1.個人用ロッカーの設置ポイント

個人用ロッカーは、オフィスに入ってすぐの場所に設置するのがおすすめです。朝、出社してすぐに取り出せ、なおかつ退社時にその日使用した書類を戻して帰れる位置にあると利便性が高くなります。

 

また、個人用ロッカーは比較的大型のサイズになりやすいので、オフィスの壁面に設置したほうが無駄なスペースを取らずに済みます。

 

個人用ロッカーはオフィスの出入り口近くに設置

 

2.共有ロッカーの設置ポイント

共有ロッカーは、オフィスの中央や社員が良く通る場所に設置するのがおすすめです。オフィスのどこからでもアクセスしやすい位置が望ましいです。オフィスラウンジなど、人が集まりやすい場所に設置するのも良いでしょう。

 

共有ロッカーはオフィス内で人の行き来が多い場所に設置

 

 

その他、フリーアドレスに必要な設備

 

ロッカーやワゴンのほかにも、フリーアドレスのオフィスには必要な設備がいくつかありますので、ご紹介します。

 

1.電源や配線関連

フリーアドレスでは、どの席においても電源が使える環境でなければいけません。必要な設備は以下の通りです。

 

  • 電源タップ
  • LANケーブル または 無線LAN(Wi-Fi)

 

OAフロアでテーブル下の配線はこのようにすっきり。

 

テーブル上には、モニター用/電源供給用/USB用を兼ね備えたUSB電源ハブを用意。

 

テーブル下から電源を供給しています。

 

2.ファイリングシステム

書類をまとめるファイリングシステムも、デスク周りを乱雑にしないために必要なアイテム。特に、必要最小限の書類をまとめたファイリングボックスが活躍します。

 

ファイリング例(ファイリングボックス)

 

このように、紙の書類はファイルボックスを使い縦置きにすると、ロッカーに収納しやすいですし、持ち運びも容易になります。

 

3.モニター

弊社では、タブレットPCを接続して使用するモニターをデスクに配備しています。どの席に座っても、タブレットPCをモニターに接続すればすぐに業務をスタートできます。

 

2画面を使えるデュアルディスプレイのモニター以外、余分なものが一切ありません。

 

基本的に、デスクにあるのはこのモニターのみ。ほかに余分なモノは一切ありません。使用した書類などは、業務が終わればその都度片付けて持ち運ぶことを徹底しています。

 

タブレットPCで作業するよりも、目線が高くなり姿勢も楽になります。

 

まとめ:フリーアドレスの収納のポイントをおさらい!

 

  • フリーアドレス形式のオフィスではロッカーやモバイルワゴンを活用する
  • 限られたスペースを有効活用するには、余分なモノを持たないという意識が重要
  • デスクには最低限のモノしか置かない!使用した書類はその都度回収して持ち運ぶ

 

いかがでしたでしょうか?フリーアドレスのオフィスの収納ポイントは、限られた収納スペースをいかに有効活用していくか、ということ。個人用ロッカーが特にそうですが、収納スペースが限られているからこそ、社員一人ひとりに「無駄なモノは持たない」という意識が生まれるのだと思います。

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