働き方改革実現のためにオフィスのレイアウト・環境が重要な理由

2018年7月9日働き方改革

会社のルール改正以外にも、オフィス環境やレイアウトを変えることで仕事の効率を改善できる可能性があります。しかし、オフィスを変えるだけで、本当に仕事の効率アップに直結するか疑問もあるでしょう。今回は、オフィス環境がワークスタイルや効率性に与える影響についてご紹介します。

オフィス環境が仕事に与える影響は以下が考えられます。

1. 仕事の効率アップ

オフィスを仕事に適した環境にすることで、仕事の効率アップが期待できます。

オフィスのスペースを有効活用できれば、働きやすさは向上するでしょう。また、自由なオフィス環境は、働き方改革でも推奨している「在宅ワーク」や「テレワーク」にも対応しやすくなります。ワークスタイルが柔軟になれば、仕事の効率はさらに向上します。

2. 労働生産性の向上

労働生産性を上げるためには、以下の2つの方法があります。

仕事の効率が上がれば、長時間労働の解消が期待できます。また、余裕ができた時間を、利益率を高める作業に充てることも可能です。

働き方改革では、必ず会社に出社して仕事をするスタイルだけでなく、多様なスタイルに対応していくことが求められます。

1. 在宅ワークやテレワークにも対応したオフィス

自宅や外部で仕事をするスタイルを取り入れる場合、固定席などは必要なくなるでしょう。オフィスに出勤したときに、自由な席で仕事ができるスタイルがおすすめです。また、用事があるときにビデオチャットなどで連絡や会議を行えるように、通信環境を整えておくことも重要です。

2. 席の位置や姿勢に固定概念がないスタイル

社員の席の位置が固定されていないことで、社員同士のコミュニケーションの活性化が期待できます。また、同じ姿勢での作業が続くと、身体の一部に負荷がかかり、疲れやすくなってしまいます。たまには立って仕事をすることで気分転換ができ、社員が作業しやすい姿勢で仕事に臨むことができるでしょう。

生産性が高い企業のオフィスには特徴があります。4つのポイントを見てみましょう。

1. コミュニケーションが取りやすいオフィス

社員同士のコミュニケーションの質が高ければ、イノベーションやモチベーションが高まる可能性があります。オフィスに気楽に集まれるスペースを作ることで、社員同士がコミュニケーションする頻度が向上するでしょう。

2. ITの活用でスピーディな仕事環境を作る

ネット環境やデバイスを整えることは、以下のメリットがあります。

・ペーパーレスにできる

たとえば、会議資料をペーパーレスにすれば、印刷したり配布したりといった手間を軽減でき、仕事を効率的に進めることができます。また、廃棄物や経費の削減にもつながるでしょう。

・ビデオ会議ができる

ネットを活用することで、在宅ワーカーや遠方の他社や支社とリアルタイムに会議することが可能です。

3. アプリやメール機能を使い情報共有を行う

アプリやメールで情報を共有することで、時間や場所に縛られず情報の伝達やメッセージの閲覧を行うことが可能です。また、直接の会話や電話と違い、記録が残るのもメリットといえるでしょう。このような情報の事前共有ができれば、会議の時間やミーティングの手間を省くことができます。

4. 集中力を高められる空間を作る

オープンオフィスはコミュニケーションの促進効果や開放的な雰囲気が魅力的ですが、プライバシーに不安が残る面も持ち合わせています。そのため、一人で集中できる部屋やスペースを作ることも大切です。

仕事は作業ごとに、求められる空間が違います。オフィスにも柔軟性を取り入れることで、仕事の効率アップが期待できるのです。

働き方改革を実現するために行われている工夫をいくつかご紹介します。

1. オフィスにラウンジを設ける

オフィス内にラウンジやカフェスペースをつけることで、気楽に集まれるコミュニケーションスペースを作り出します。

2. 会議室を変化させる

起立式会議室やオープンなミーティングスペースを増やすことで、会議を手軽に行えるようにします。各自の資料をデジタルで配布できるネット環境や、資料を大画面で見ることができるシステムも重要になってくるでしょう。

3. 個室や周りを区切った空間で集中できる環境づくり

集中して作業を行うために、個室や周りから遮断されたスペースをつくることも大切です。仕事内容に合わせて、社員が働きやすい環境をつくることが求められます。

会社にどのようなオフィス環境が必要かは、社員の意見や仕事内容を考慮して決めるのが良いでしょう。オフィス環境を整えて、働き方改革を取り入れていきましょう。