ペーパーレス化を促進するならタブレット活用がおすすめ！利用シーンを解説

2019年2月19日ペーパーレス, 働き方改革

近年、オフィスのペーパーレス化を実施したいと考える企業は多いことと思います。ペーパーレス化促進にあたって弊社がおすすめしているのは、タブレットの活用です。今回は弊社オフィス内での実例も交えつつ、その利用シーンを解説いたします。

弊社では、ペーパーレス化の促進に最も適したツールはタブレットであると考えています。その理由とタブレット活用のメリット・デメリットおよび注意点を以下でご紹介します。

タブレット活用でペーパーレスが促進する理由

電子化した書類を閲覧できるツールとしてはパソコンやスマートフォンもありますが、パソコンは手軽に持ち歩けるとは言いがたいです。資料を開くためだけに起動するのは手間に感じる人も多いでしょう。

また、スマートフォンでは画面が小さいため見づらく、ビジネスシーンのツールとしては適切でないと考える人もいます。

紙の資料のように持ち運ぶことができ、どのようなシーンでもスマートに取り出して起動できるのがタブレットです。弊社ではタブレットを全社員に支給し、各自が使いこなすことでペーパーレスを促進しています。

タブレット活用のメリット

タブレット活用のメリットは、場所を選ばず資料を閲覧・編集できる点、会議などですぐに内容を共有できる点など色々なものがあります。

特にタブレット利用による「情報検索の利便性」の向上は、仕事の効率化という面においても大きな効果を発揮するでしょう。

ほかにも、印刷コスト・保管コストの削減、セキュリティ対策の万全性の向上、経年劣化の心配がなくなる点などが挙げられます。

タブレット活用のデメリットや注意点

タブレット利用の際には、メリットだけではなくデメリットも理解しておくことが重要です。

デメリットとして挙げられるのは、まず紙の資料と比べて電子化した資料は見やすさで劣る場合があること。表や図を多く用いた資料の場合は特にそれが顕著かもしれません。タブレットの画面の大きさによっても見やすさに差が生じますので、どの機種を採用するかは慎重に決めたいところです。

また、日ごろ紙のメモ帳を使っている人は、咄嗟のタイミングでのメモのしやすさにおいて、タブレット端末は紙にはどうしても劣ると考えるでしょう。近年では紙の手帳のように扱える端末も登場していますが、それでもやはりメモという機能においては、紙のほうが扱いやすいと感じる人も少なくありません。

加えて、タブレットを導入したからといって、即座にすべての紙資料をなくし、完全にペーパーレス化できるわけではありません。

法律上、社内保存が義務付けられている書類などは、電子保存しても良いのかを確認する必要があります。

弊社でも未だに紙の資料を使う場合もありますので、何を電子化し、何を紙のまま保管するのか、しっかりとルール決めをしておくことも重要と言えるでしょう。

タブレットを使う最大のメリットと言えば、手軽にどこにでも持ち運べる点、大量の資料を端末内にデータ保管し、いつでも閲覧できるという点です。具体的な利用シーンを見てみましょう。

大量の紙書類をスキャン・データ化

軽量のタブレット端末ひとつの中に、スキャンしてデータ化した大量の紙資料を保管しておくことが可能です。

従来の紙の資料の場合、打ち合わせや会議の度に必要な資料を取り出して持ち運ぶという手間がありますが、タブレットであれば常に端末ひとつだけで済みます。

営業資料などもデータ化して持ち運ぶ

クライアントに見せる営業資料なども、データ化して持ち運ぶことができます。タブレットの画面をそのまま相手に見せたり、相手もタブレットを使用している場合はその場でデータ共有することもできるので、やり取りがスマートになります。

従来の会議では紙資料の存在は必須とも言えるものでしたが、タブレットを導入することでペーパーレス会議も実現します。

ペーパーレス会議は事前準備もスピーディーになる

紙の資料を一切使わず、iPadなどのタブレットを用いた会議にすることで、資料作成・印刷の手間がなくなるので、事前準備も楽でスピーディーなものになります。

遠隔地にいる参加者とも簡単に資料の共有が可能

同じオフィス空間にいる参加者だけではなく、離れた場所の参加者も含めて行うWeb会議などの場合にも、資料の共有が簡単に行えます。それによりスムーズな会議進行が可能となるでしょう。

ペアリング機能で参加者の端末同士を同期

ペアリング機能を使えば、参加者の端末同士を同期し、容量の多いデータも共有し合うことができます。

手書き感覚での書き込みも可能

タブレット上の資料には手書きとほぼ変わらない感覚で書き込みを行うことも可能です。

書き込みのないものと書き込み後のものを分けて保存したり、書き込んだものを共有することもできるので、より効率的・生産的に会議を進められます。

弊社の社員も、ペーパーレス会議に対してこんなコメントを残しています。

・資料は事前にメールで配布もしくはグループウェアを用いるので、紙ベースの準備が必要なくなった

・クリックシェアというツールを使用し、無線で画面に表示されるので準備も短縮されている

・遠隔地とはテレビ会議により、移動時間の有効活用や出張時のコストも軽減できる

・アプリを使用すれば、手書きでメモも書き込め、写真等も添付が可能

・資料にタイトルをしっかりつければ、探す時間も削減が可能になる

（営業部　主事　横山翔）

いかがでしたでしょうか。オフィス内を完全にペーパーレス化するというのは難しいことですが、タブレット活用でペーパーレス化が促進されることによるメリットは多いものです。導入を考えている企業の担当者の方に、今回の内容が参考になれば幸いです。