連載企画　第四回　「ペーパーレスについて」

働き方改革

ペーパーレス

「COUPLINGプレミアム」という住宅関連情報と生活情報を組み合わせたフリーマガジンに４月から連載していただくことなりました。二か月に一度の発刊です。テーマは「働き方改革」。全六回でご紹介いたします。今回は第四回目です。

1. 第一回「小さいからできる働き方改革」
2. 第二回　ヤマギシの改革
3. 第三回　フリーアドレス
4. 第四回　ペーパーレスについて
5. 第五回　ＩＣＴについて
6. 第六回　今後の展開

「第四回　ペーパーレスについて」

タイトル：捨てる勇気を！

新しい働き方を具現化するイノベーションオフィスの3種の神器が「立ち姿勢」、「フリーアドレス」、そして「ペーパーレス」です。

その一つ「ペーパーレス」とは紙をできるだけ使わない働き方です。会議資料や見積書、ファックス並びに契約書などを使い、今まで紙に頼り切っていた働き方をしてきました。確かに紙は便利です。第一に「安さ」です。しかも、ペンで書き込みしやすく軽いので持ち運びに便利です。形も自由自在で折り曲げても使えます。耐久性も抜群です。さて、そのような便利な紙ですが、時流は「ペーパーレス」です。紙を使うより「使わない」方が効率的なのです。

ペーパーレスを実現するのに不可欠なのはタブレット型パソコンです。持ち運べることと書き込めること、この２点を兼ね備えているので紙を使わない仕事が可能となります。ペーパーレスのメリットは３つあります。

まずは効率性です。今のパソコンは膨大な量のデータを保存できます。会社の書庫を丸ごと運べるといっても過言ではないでしょう。データであればメールなどでの送信や検索がとても便利になります。

次に断捨離効果です。紙がなくなると書庫も減ります。書庫はオフィススペースの大きな部分を占めます。書庫が減った面積分、違った使い方ができます。書庫が減った分、社員のコミュニケーションを増進させるスペースに転用させるなど他の目的で利用することができます。

三つ目は見える化です。紙は個人で使い、収納されるので一度書庫に保管してしまうと共有しづらい特性があります。紙ではなくデータで保存することでチームでの情報共有や見える化が促進されます。

ペーパーレスを実現するのに最も必要な要素は何かと問われれば、それは「思い切り」です。抵抗勢力が大きいためなかなか決断できない経営者も多いようです。「そのうちね」とか「機が熟せば」といったコメントを聞きますが、こればかりは経営者の決断以外ありません。やらないからできないのです。

ヤマギシでは社員は４５㎝角のとても小さな個人ロッカーを使っています。そのために９４％の書類を捨てました。とても不安に思った社員もいましたが、今となっては「こんなんじゃ仕事できん！」と不満を唱える社員はいません。結果、極力紙をなくした効率的な働き方と紙のないとてもキレイなオフィスを保っています。皆様も思い切って「捨てる」ことから始めてみませんか？

（つづく）