ヤマギシのテレワークが成功した６つの理由をこっそり教えます！

総務部長のテレワーク

デザイン室長のテレワーク

ヤマギシはコロナ禍を全社在宅ワークで乗り切ることができたことは前回お伝えしました。

総勢２１名の小さな会社ですが、ショップ勤務と配送員以外の全てのメンバー（内勤者含む）が在宅勤務できました。

地方でここまで徹底したテレワークを実践している中小企業は珍しいとよく言われます。

テレワークとは自宅で勤務することではなく、遠隔地でも会社と同じように効率的に働けることです。

それはWAA（Work from Anywhere and Anytime)、つまりいつでもどこでも会社と同じように働けることなんです。

それを実践しているわけですが、ただ、それは偶然できたわけでなく、理由があるのです。

その６つの理由をお伝えします。

１．モバイル化

２．労務管理

３．電子承認

４．ペーパーレス（デジタル化）

５．コミュニケーション

６．チャレンジ風土

１．モバイル化

Microsoft Surface

この写真は私が使っているマイクロソフトのサーフェスです。

リモートワークに絶対欠かせないのはモバイルパソコンです。

３年前に弊社のオフィス改革におけるフリーアドレス導入時にどこでも働ける環境をと整える為に全社員にモバイルパソコンを貸与することを決めました。

その決め手は「マイクロソフト」だから！それはマイクロソフトの理念に惚れたからです。

「世界中のすべての人々とビジネスの持つ可能性を最大限に引き出すための支援をすること」

自社の可能性に真剣に向き合ってる企業には、最適です。

また、他のマイクロソフト製品である Word、Excel、PowerPoint、Teamsとの相性が抜群によい。

それがサーフェスを選んだ理由です。

２．労務管理

２年ほど前にいい加減だった残業管理に向き合うため、そして直行直帰のメリットを最大限に活かすために、いわゆるタイムレコーダーをモバイル化（クラウド）にしました。在宅勤務を行うにあたりこれが大活躍しました。

弊社は同じ県内の企業が開発した「MC事務時管」を使っています。

出勤・退勤ボタン

これにより社員はわざわざ会社でタイムカードを押さなくても、現場で「出勤」ボタンを押すだけで出勤時間が打刻されます。また同様に「退勤」ボタンで退勤時間が記録されます。

タイムカード押すために出勤なんて無駄ですよね？

どこでも出勤・退勤を打刻できたからこそ、在宅勤務が可能でした。

また労働時間の記録も自動集計してくれますから、総務の手間も省けます。そして残業時間がタイムリーに表示されるので働きすぎも事前にチェックできます。

３．電子承認

どの企業においても必要なのは「承認作業」。これはいつの世も必要です。弊社はそれをネットワーク上で実現しています。

パワーエッグという県内大手「三谷産業」が開発したクラウド型グループウェアを利用しています。

日報、交際費伺書、残業申請、休暇申請などはパソコン上やスマートフォン上で決済できます。しかも、決済待ちの文書があると「通知」してくれるので大変便利です。

こちらは承認待ちの決裁案件が５つあることを知らせてくれています。これを見ると「あ、決済しなくちゃ！」と思います。

いつでもどこでも承認作業は判子と紙からの脱却。これはリモートワークの基本ですよね。

顔を合わせないことを意識する分、在宅勤務をしているときの方が決済スピードはむしろ上がりました。

４．ペーパーレス（デジタル化）

紙に頼った仕事をしていると当然、紙がないと仕事ができません。

そうなると紙を「持っていく」か、紙のあるところに「行って」仕事するしかありません。

それでは効率的な働き方ができません。

そのために日頃から紙に「頼らない」仕事をする。それがペーパーレスの基本的な考え方です。

FAX業務を完全にクラウド化にしました。営業で必要なカタログなどは共有化し、電子カタログを活用しています。

そして何より便利なのは「名刺管理ソフト」です。弊社は「eight」の業務版「sansan」をつかってます。

SANSAN

sansanを使うといただいた名刺情報をデータで登録し、全社で共有できます。

これがあれば「なんだ知ってたのに！」もないですし、いつでもどこでも名刺情報にアクセスできます。

携帯でもPCからでもアクセスOK！　業務効率が上がりますね。

５．コミュニケーション

リモートワークを促進するのに一番大切なのはコミュニケーションの質と量を上げることです。

コロナ禍において顔を合わせる機会が減ったからこそ、意識してコミュニケーションを増やさねばなりません。

そのために

１．日報による営業報告の徹底

２．ツールを活用した情報共有と連絡

を実施しました。

特に日報は平素は書いたり書かなかったりしていましたが、こんな時こそお客様のリアルな情報を基に会社を舵取りし、危機を乗り切らねばなりません。

ツールは「Microsoft Teams」を使ってます。もうこれなしでは業務や会社経営ができない！と言っても大袈裟ではありません。

これが組織のコミュニケーションの質と量を大きく向上させました。

チャット機能はもちろん、チーム内での情報共有やチーム共同作業を促進させます。

また、ビデオ会議機能もついているので、自宅から参加する朝礼も可能になります。これさえあれば在宅勤務なんて楽チン！

大事なのは「全員で使うこと」です。一部だけで使っていてもコミュニケーションの二度手間が発生するので無意味。

老いも若きも皆で使うこと、それが成功に繋がります。

朝礼

６．チャレンジ風土

そして、何より大事なのはチャレンジ精神です。

弊社にとってこの在宅勤務を乗り越えられた一番の原因は「テレワーク」を経験済みだったことです。

テレワークデイズ

実は、過去２年首都圏で行われていた「テレワークデイズ」に試験的に挑戦していました。

「意味わからないけどやってみよう！」的な精神でトライしていたため、社員が戸惑いなく在宅勤務できました。

２０１８年に初めて挑戦した時は「どんな服着て在宅勤務すればよい？」といったようなオモシロ質問もありました。

が、やっていくと慣れていきます。今回もその経験が活きました。

今後の課題は

１．自宅でのネットワーク環境を会社が整備する

２．アフターコロナのテレワーク運営

です。

何はともあれやってみることが大事です。

やらないでとどまるよりもやって改善していく方が性に合ってますし、会社が常に「更新」されている状態になります。

コロナによって売上が激減し大変でしたが、会社を見直す良い機会になりました。

テレワークに挑戦したい方はリシェーナにお越しください。

ICTの活用事例を実際にご覧いただけます。是非ご相談ください。